Robotic Process Automation in der Banksteuerung
RPA bezeichnet die Verwendung programmierter Software-Roboter zur automatisierten Durchführung einzelner oder mehrerer Prozessschritte. Die Vorteile bei der Anwendung von RPA liegen in der Möglichkeit, Arbeitsschritte ohne technische Erweiterungen an den Systemen oder Anpassung von Arbeitsanweisungen zu delegieren und diese in vielen Fällen auf Zeiträume außerhalb der Geschäftszeiten zu verlagern.
In der Regel existieren in Banken, die sich mit RPA auseinandersetzen, diesbezügliche Rahmenprozesse für Anforderungen, Tests und Kontrollmechanismen, die für die Fachbereiche mit geringerem Aufwand zu erfüllen sind als es die Etablierung individuell programmierter Softwareteile erfordert.
Im Folgenden stellen wir Ihnen drei Anwendungsbeispiele für den konkreten Einsatz von RPA aus unserer Projekterfahrung bei verschiedenen Kunden dar.
Anwendungsfall 1: Wiederkehrende Ad-Hoc Reportings
Ad-Hoc Reportings außerhalb der geplanten Regelprozesse können intern wie extern getrieben sein. Im Kontext des Single Supervisory Mechanism (SSM) werden Banken zunehmend mit zusätzlichen Ad-Hoc Reporting Anforderungen aus dem jeweils zuständigen Joint Supervisory Team (JST) konfrontiert. Die Anfragen aus dem JST zielen unter anderem auf die Prüfung des BCBS 239 Erfüllungsgrades ab und fordern Daten zur Risikosituation aus verschiedenen Bankbereichen in teilweise hoher Frequenz an. Gleichermaßen kann aus der individuellen Situation einer Bank heraus ein zusätzliches Reporting für interne Zwecke benötigt werden, welches zunächst nicht durch einen verfügbaren integrierten Datenhaushalt vollständig abgedeckt wird.
Bis zur vollständigen Etablierung eines solchen Reportings in den Berichtssystemen erfordern derlei Anfragen in der Regel manuelle Prozessschritte, bei denen Daten aus verschiedenen Quellen bezogen und kombiniert werden müssen.
Insbesondere bei Anforderungen mit wiederkehrendem manuellem Aufwand und hoher Reporting Frequenz bietet sich die Programmierung eines Softwareroboters an, welcher alle benötigten Daten aus den verschiedenen Systemen abruft und verarbeitet. Dieser Roboter nimmt die Arbeit bereits außerhalb der Geschäftszeiten nach Bereitstellung der relevanten Lieferstrecken auf und stellt zu Beginn des Arbeitstages die erzeugten Berichte zur Kommentierung und Sichtprüfung durch die Expertinnen/Experten bereit. Ist davon auszugehen, dass das Reporting nur vorübergehend erfolgt, wird auf diesem Weg die Bindung von Fachpersonal verringert oder ganz vermieden. Für den Fall eines dauerhaft zu produzierenden Reportings kann die RPA Lösung den Übergang bis zur abgeschlossenen Umsetzung in der Bank IT erleichtern.
Anwendungsfall 2: Durchführung etablierter manueller Workarounds
Ungewünschte Einflüsse auf Ergebnisobjekte, die von Spezifika in der Standardsoftware oder in der Umsetzung auf der Lieferstrecke von Vorsystemen bis zum dispositiven System verursacht werden, können je nach Art des Auslösers bis zur Auslieferung von Behebungen über längere Zeiträume manuelle Korrekturen bei der Berichterstellung selbst erfordern. Diese Korrekturen werden im Extremfall für steuerungsrelevante Sachverhalte täglich durchgeführt und binden dabei qualifiziertes Personal. Häufig geht es darum, Datensätze anhand klarer Kriterien zu selektieren und Berichtsausweise unter Berücksichtigung zusätzlicher Datenquellen oder Berechnungslogiken direkt im Bericht zu korrigieren. Ein großer Teil der hierdurch beanspruchten Zeit besteht in der Anwendung verschiedener Systeme über die Benutzeroberflächen und den damit einhergehenden Wartezeiten für Datenanzeige, -export und -import.
RPA ermöglicht die Automatisierung dieser manuellen Workarounds, ohne dass hierfür zusätzliche Schnittstellen für die Datenbereitstellung oder alternative Formulierungen des Workarounds benötigt werden. Da der Roboter die Handlungsschritte der menschlichen Mitarbeitenden in der Benutzeroberfläche imitiert, kann nach derselben Arbeitsanweisung vorgegangen werden. Die zuvor verlorene Wartezeit wird dabei ebenso an den Roboter übertragen wie die konkrete Datenverarbeitung.
Anwendungsfall 3: Fachlicher Systemtest und Regressionstest
Fachliche Systemtests von Reportingsystemen werden in vielen Instituten fortlaufend und über mehrere Testzyklen hinweg regressiv durchgeführt (sog. Regresisonstest). Hierbei besteht ein Aufwandstreiber darin, erwartete Abweichungen zwischen den Berichten unterschiedlicher Softwareversionen, die auf Weiterentwicklungen und Fehlerbehebungen im Rahmen des Releases beruhen, von unerwarteten Abweichungen zu trennen.
RPA kann genutzt werden, um diese Trennung auf Basis bereitgestellter Erwartungsregeln vorzunehmen: Testerinnen und Testern werden lediglich die unerwarteten Abweichungen für die Analyse bereitgestellt, während für erwartete Abweichungen eine automatische Kommentierung erfolgt. Eine Optimierung der Verarbeitungskette auf den Testsystemen führt dabei dazu, dass die Belastung der Datenbanken durch umfangreiche Datenabzüge im Rahmen der Roboteraktivitäten außerhalb der Geschäftszeiten forciert wird. Während der Geschäftszeiten, zu denen sich die Fachtesterinnen und Fachtester die begrenzten Ressourcen einer Testumgebung teilen, sind lediglich die Detailanalysen zu den unerwarteten Abweichungen durchzuführen. Diese betreffen in der Regel Sonder- und Einzelfälle und somit eine geringere Anzahl von Datensätzen. Die Analysen können durch RPA zusätzlich dahingehend vorbereitend unterstützt werden, dass für unerwartete Abweichungen gemäß definierter Logik Referenzwerte auf Einzelgeschäftsebene aus relevanten Vorsystemen automatisiert bezogen und bereitgestellt werden.
Chancen und Risiken bei der Anwendung von RPA in den dargestellten Fällen
Die Vorteile bei der Anwendung von RPA in den obigen Fällen liegen in der Möglichkeit, Arbeitsschritte ohne technische Erweiterungen an den Systemen oder Anpassung von Arbeitsanweisungen zu delegieren und diese in vielen Fällen auf Zeiträume außerhalb der Geschäftszeiten zu verlagern. Insofern sind diese Automatisierungen nach Etablierung von RPA als stabile Software in der Bank IT anschließend in den Fachbereichen mit Bordmitteln durchführbar und erfordern weder erweiterte Zugriffe auf Datenbanken noch ein erweitertes technisches Verständnis über Schnittstellen und Datensysteme. Die Dokumentation der vom Roboter ausgeführten Arbeitsschritte erfolgt in der Standardsoftware und der Softwareeinführungsprozess für individuelle Datenverarbeitungen wird umgangen oder zumindest stark verkürzt. Insbesondere für die Automatisierung von Prozessen, die manuelle Eingaben in Benutzeroberflächen erfordern, bietet sich RPA an.
Je nach Anwendungsfall und verwendeter RPA Software kann die Programmierung und Überwachung eines Roboters allerdings auch höhere Aufwände bedingen als das Absetzen anwendungsfallbezogener SQL Statements direkt auf den Datenbanken der relevanten Systeme. Sofern ein direkter Datenbankzugriff (im Fachbereich oder in der IT) gegeben ist, sollte dies als effiziente Alternativlösung in Betracht gezogen werden. Wir beobachten die Tendenz, dass Fachbereiche auch zur Anwendung von RPA greifen, weil sie hierdurch primär Risikoeinwertungen und Einführungsprozesse für individuelle Datenverarbeitungen und den diesbezüglichen Diskurs mit IT Abteilungen zu umgehen hoffen. Dies kann im Einzelfall auf Schwachstellen in der Organisation hindeuten, welche das Reaktionsvermögen von Fachbereichen durch aufgeblähte Prozesse einschränken. RPA kann organisatorische Probleme zwar zeitweise umgehen, diese aber nicht dauerhaft lösen. Eine automatisch laufende RPA am Ende der Lieferstrecke sollte nicht als neuer Ersatz für langfristige Fehlerbehebungen und stabile Umsetzungen in den EDV Systemen der Bank missbraucht werden. Insbesondere im Kontext von BCBS 239 zahlen Institute derzeit die Zeche für derartige Versäumnisse aus der Vergangenheit.
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